営業所で締結した請負契約書は、その営業所で保管しなければならない

建設業法では、請負契約書は締結した営業所ごとに保管することが義務付けられている。本社での一括保管は法律違反となるため、複数の営業所を持つ建設業者は注意が必要だ。

　建設業の許可を受けた事業者は、請負契約書の保管についても建設業法の規制を受ける。複数の営業所を持つ会社では「本社で一括管理すれば効率的」と考えることもあるが、これは法律上認められていない。

建設業法第40条の3の規定

　建設業法第40条の3は、「建設業者は、その営業所ごとに、その営業に関する事項を記載した帳簿を備え、かつ、当該帳簿及びその営業に関する図書を保存しなければならない」と定めている。

　この「帳簿」には、建設業法施行規則第26条第2項により、契約書またはその写し（電磁的記録を含む）を添付することが義務付けられている。つまり、請負契約書は帳簿の添付書類として、その工事を請け負った営業所に保管することが法律上の要請となる。

本社一括保管は建設業法違反

　「本社でまとめて保管する」「工事エリアを管轄する支店でまとめて保管する」いずれも建設業法違反となる。これは規模の小さな営業所であっても例外はなく、契約した営業所での保存が原則だ。

保管期間の原則

　帳簿および添付書類（契約書を含む）の保存期間は、目的物の引渡しから5年間が原則だ。ただし、発注者と締結した住宅を新築する建設工事については10年間の保存が義務付けられている（建設業法施行規則第28条）。

　なお、元請業者が保存する「営業に関する図書」（完成図、発注者との打合せ記録、施工体系図など）についても、引渡しから10年間の保管が必要となる。

電子データによる保管

　帳簿・添付書類・営業に関する図書は、紙媒体に限らず、電子データやスキャンデータによる保存も認められている。ただし、電磁的記録として保存する場合は、各営業所において紙面へ出力・表示できる状態を維持することが求められる（建設業法施行規則第26条第6項・第7項）。データを本社サーバーのみに集中管理し、営業所での出力が不可能な状態では、実質的に「営業所ごとの保管」を満たさないとされる可能性がある。

違反した場合のリスク

　帳簿の備付けや保存義務に違反した場合、建設業法第55条第5号により10万円以下の過料が科せられることがある。また、行政庁による立入検査の際に提出できなければ、許可行政庁からの指導対象となるほか、工事トラブルが生じた際に自社の正当性を証明する書類がなく不利な立場に置かれるリスクもある。

　保管体制の整備は、単なる義務履行にとどまらず、事業リスクを軽減する実務上の対策でもある。各営業所での適切な書類管理を定期的に確認することが重要だ。

※本記事は一般的な情報提供を目的としています。
内容は行政書士 吉田哲朗（行政書士吉田哲朗事務所 代表）が確認し、公開時点の法令・運用基準に基づき監修しています。
実際の申請要件や判断は、各行政庁の指導に従ってください。

投稿者プロフィール

吉田哲朗

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